Las pautas que a continuación se detallan, se han recogido de un documento elaborado por la Unidad de Accesibilidad de la Dirección General de la ONCE.Para conseguir el mejor funcionamiento de Word con las disitntas Ayudas Técnicas se deberá tener en cuenta:
- Presentación del documento. Debemos seleccionar que la forma de presentar el documento sea “Normal” (menú “Ver”, submenú “Normal”)
- El formato de fuente:
- El tamaño ha de ser entre 8 y 40 a fin de lograr una mejor visibilidad con magnificadores.
- Se debe evitar el uso de modos de resaltado mediante colores únicamente. Se utilizarán acompañados de algún tipo de aviso textual o mediante los modos convencionales (mayúsculas, cursivas, negritas, subrayados etc… Tampoco se usará como modo de resalte la separación de letras por varios espacios o signos.
- Se deben usar tipos de fuentes claras y bien contrastadas. Hay tipos de fuentes que pueden tener un tamaño (por ejemplo de 12 puntos) pero que difiere dicho tamaño en el tipo de fuente.
- Desde la Unidad de accesibilidad de la ONCE se suele recomendar el uso de una fuente Arial de 12 puntos (en la que está elaborado el presente documento) si bien se puede elegir cualquier otra.
- Normas para el uso de tablas.
- Las tablas deben presentar un formato sencillo, evitando en la medida de lo posible la aparición de columnas y filas en las que las celdas consecutivas varíen de tamaño (por ejemplo, que en una columna, al ir bajando por filas, lo que en la fila uno es una celda se convierta en tres en la fila dos). Para ello, y como formato más estándar de tabla se recomienda el uso del autoformato de tabla “cuadrícula 1”
- El texto contenido en cada celda se alineará en su parte superior, para facilitar la comprensión de la tabla a los usuarios de línea braille.
- Se prescindirá del uso de tablas de una sola fila. Se entiende que una tabla se utiliza para mostrar datos organizado por filas y columnas, por lo que una tabla de una sola fila parece apuntar más a un elemento decorativo.
- El manejo de las tablas exige que el usuario para acceder a toda la información deba tabular entre celdas. Al llegar a la última celda de la tabla, la siguiente pulsación de tabulador añade una nueva fila, por ello, si no es indispensable la tabla se deben proporcionar alternativas de manejo más sencillo. Estas alternativas dependen de si dicha fila tiene varias columnas o sólo una:
- Si se muestran varias columnas para una sola fila, es preferible usar el sistema de tabulaciones, pues su manejo es más sencillo.
- Si es una tabla de una columna y una fila es evidente que la tabla se usa como elemento de resalte, pudiendo usarse como alternativa los bordes de párrafo que son prácticamente indistinguibles a efectos visuales:
- Creación de índices.
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- La herramienta de Word para la creación de índices tal y como los concebimos habitualmente es la inserción de una Tabla de contenido.
- La tabla de contenido, para ser útil no debe exceder de tres niveles y para ser legible por usuarios de jaws debe tener como carácter de relleno entre el texto y el número de página el formato de puntos. No es conveniente la no inclusión de caracteres de relleno, dado que si el título de alguno de los capítulos termina con un número, el número de página será verbalizado por el revisor de pantalla justo a continuación, lo que dificulta la comprensión.
- Al insertarla es conveniente marcar que se haga como hipervínculo, dado que ello facilita su manejo con jaws (no hace falta posicionarse en el número de página y pulsar clic, basta con situar el cursor en el título que corresponda y pulsar Intro) y visualmente no afecta.
- Uso de imágenes.
- Se podrán incluir imágenes en los documentos, siempre que se cumplan una serie de requisitos previos:
Si la imagen no tiene más objetivo que la mejora estética del documento, bastará con que vaya seguida de un texto descriptivo del tipo: “Imagen xxxxx” que a partir de este momento denominaremos “Pie de imagen”. - Si la captura de la imagen tiene como objetivo la descripción de algún proceso, irá seguida del Pie de Imagen como en el punto anterior y además irá acompañada por una descripción textual del mismo, detallando el nombre y tipo de los objetos ejemplificados mediante la imagen, así como todos los pasos necesarios para ejecutar el proceso mediante el uso del teclado (descripción de la necesidad de pulsar tabuladores, intros etc.), e incluyendo, si las hubiera, las teclas rápidas que ejecutan las acciones.
- Hay distintas formas de insertar una imagen en un documento. La forma ideal, para que el tamaño del documento no se vea afectado es la de insertar la imagen desde un fichero de imagen existente. Para ello, desde el menú “Insertar” se elige “Imagen” y en el submenú se elige “Desde archivo”.
- Se podrán incluir imágenes en los documentos, siempre que se cumplan una serie de requisitos previos: